처음엔 잘 돌아가던 엑셀 파일이 시간이 지날수록 셀 하나 입력할 때마다 버벅여서 스트레스였는데, 무작정 내용을 지우기 전에 원인부터 하나씩 찾아본 방법을 정리해보았습니다. 그래서 오늘은 "엑셀 파일 버벅일 때, 무작정 지우기 전에 이것부터 확인했습니다"에 대하여 알아보겠습니다.
엑셀 파일이 느려지는 원인은 생각보다 다양했습니다
처음 만들었을 땐 빠르게 잘 돌아가던 엑셀 파일이 시간이 지나면서 셀에 숫자 하나 입력해도 화면이 잠깐 멈추고, 다른 시트로 넘어갈 때마다 시간이 걸리고, 저장할 때는 한참을 반응이 없는 경우가 있습니다. 이럴 때마다 컴퓨터 성능이 부족한가 싶었는데, 특정 파일에서만 이런 문제가 반복된다면 컴퓨터 전체보다는 그 파일의 구조와 데이터 상태를 먼저 확인해야 한다는 걸 알게 되었습니다. 가장 먼저 살펴봐야 할 부분은 파일에 들어있는 데이터와 수식의 양이었습니다. 수식이 설정되어 있으면 엑셀은 값을 보여주는 것뿐 아니라 계산도 함께 처리하는데, 데이터가 적을 땐 이 계산이 순식간에 끝나서 느껴지지 않지만 수천 개 셀에 여러 수식이 서로 얽혀있거나 값 하나만 바꿔도 많은 수식이 다시 계산되어야 하는 구조라면 입력할 때마다 처리량이 늘어난다고 합니다. 수식이 참조하는 범위도 중요한 부분이었는데, 실제 데이터는 일부 영역에만 있는데 매우 넓은 범위를 반복해서 참조하도록 짜여 있으면 필요 없는 영역까지 계산 대상에 포함된다고 하니, 저도 예전에 습관적으로 범위를 넉넉하게 잡아뒀던 게 오히려 독이었을 수도 있겠다는 생각이 들었습니다. 조건부 서식이 너무 많이 적용된 경우도 확인이 필요하다는 걸 새롭게 알게 되었는데, 비슷한 조건이 여러 범위에 반복적으로 걸려있고 수정 과정에서 규칙이 계속 추가되면 문서가 점점 복잡해진다고 합니다. 여러 사람이 오래 수정해온 업무 양식일수록 필요 없는 규칙이 남아있을 가능성이 크다는 부분에서 저희 팀 공유 파일이 떠올랐습니다. 사진이나 도형, 차트 같은 개체도 속도에 영향을 준다는 것도 알게 되었는데, 고해상도 사진을 화면에서 작게 줄여도 원본 이미지 정보가 그대로 파일에 남아있을 수 있다고 하니, 이런 이미지가 여러 시트에 반복해서 들어가면 열고 저장할 때마다 처리해야 할 데이터가 늘어난다는 걸 이해하게 되었습니다. 외부 파일과 연결된 데이터도 확인 대상이었는데, 다른 엑셀 파일의 값을 가져오거나 외부 데이터와 연결된 문서는 열거나 계산할 때마다 그 연결 정보를 확인하는 과정이 필요해서, 연결된 파일의 위치가 바뀌었거나 네트워크가 불안정하면 시간이 오래 걸릴 수 있다고 합니다. 마지막으로 엑셀 파일 자체보다 컴퓨터의 자원이 부족한 경우도 있다는 걸 알게 되었는데, 브라우저 탭을 많이 열어두고 메신저와 다른 엑셀 파일까지 동시에 켜두면 메모리가 부족해질 수 있으니, 다른 엑셀 파일도 다 느리고 컴퓨터 전체 반응까지 늦어졌다면 파일보다 실행 중인 프로그램과 메모리 상태를 먼저 봐야 한다는 구분법이 특히 유용했습니다.
수식과 서식, 이미지를 하나씩 정리하는 방법
파일 자체가 원인이라고 판단되면 무작정 내용을 삭제하기보다 어떤 요소가 속도를 떨어뜨리는지 하나씩 정리해야 한다는 게 핵심이었습니다. 작업을 시작하기 전에 원본 파일의 복사본을 따로 보관해두는 게 먼저였는데, 수정 과정에서 필요한 수식이나 서식을 실수로 지울 수도 있으니 원본을 남겨두면 문제가 생겼을 때 이전 상태로 돌아갈 수 있다는 점에서 이 습관을 챙기지 않았다면 큰일 날 뻔했겠다는 생각이 들었습니다. 먼저 수식의 계산 범위를 살펴보는 게 첫 순서였습니다. 실제 데이터가 입력되는 영역보다 지나치게 넓은 범위를 참조하는 수식이 있다면 필요한 범위만 계산하도록 조정할 수 있다고 하는데, 업무 파일은 처음 만든 사람과 지금 쓰는 사람이 다른 경우가 많아서 어떤 목적으로 만들어진 수식인지 알기 어려울 수 있으니 삭제하거나 변경하기 전에 어떤 결과에 영향을 주는지 확인하는 과정이 꼭 필요하다는 부분을 특히 신경 썼습니다. 입력할 때마다 지연이 심한 문서라면 계산 방식 설정도 확인해볼 수 있다고 하는데, 다만 이 설정을 바꾸면 최신 값이 즉시 반영되지 않을 수 있어서 단순히 속도만 보고 무조건 바꾸는 건 조심해야 한다는 점을 알게 되었습니다. 조건부 서식도 정리 대상이었는데, 같은 범위에 비슷한 규칙이 여러 개 겹쳐 있거나 더는 안 쓰는 조건이 남아있다면 필요한 규칙만 남기는 게 좋다고 합니다. 특히 다른 문서에서 셀을 반복해서 복사 붙여넣기 하다 보면 조건부 서식 규칙이 예상보다 훨씬 많이 늘어나는 경우가 있다고 하니, 겉으로는 차이가 없어 보여도 내부적으로는 규칙이 잔뜩 쌓여있을 수 있다는 걸 확인해봐야 할 것 같습니다. 사용하지 않는 행과 열의 서식도 살펴봐야 하는데, 실제 데이터는 앞부분에만 있는데 아래나 오른쪽의 매우 넓은 영역까지 서식이 적용되어 있는 경우가 있다고 합니다. 이건 과거에 데이터를 입력했다가 지웠거나 다른 문서 내용을 넓게 복사해서 붙여 넣으면서 생기는 상태라고 하는데, 다만 중요한 숨김 데이터가 있을 수 있으니 전체 행이나 열을 정리하기 전에 실제 사용 여부를 확인해야 한다는 점을 꼭 기억해두었습니다. 사진이 많은 파일이라면 이미지 관리도 필요한데, 작은 크기로 쓰는 사진에 원본 수준의 고해상도가 굳이 필요하지 않은 경우가 많다고 하니 문서 목적에 맞는 품질로 관리하면 용량을 줄이는 데 도움이 된다고 합니다. 이미지 품질을 낮추는 작업은 원본을 다시 복구하기 어려울 수 있으니 중요한 사진은 따로 보관해두는 게 안전하다는 점도 함께 알아두었습니다. 외부 연결도 확인해야 하는데, 더 이상 안 쓰는 이전 자료와 연결되어 있거나 접근할 수 없는 위치를 계속 참조하고 있다면 불필요한 확인 과정이 계속 발생할 수 있다고 하니, 다만 업무상 중요한 연결일 수도 있으니 어떤 자료를 가져오는지 확인하고 명확히 필요 없는 경우에만 정리하는 게 안전하다는 걸 알게 되었습니다.
파일을 정리해도 느리다면 확인할 프로그램과 컴퓨터 환경
파일 안의 수식과 이미지를 정리했는데도 계속 느리다면 프로그램과 컴퓨터 환경도 함께 봐야 한다는 걸 알게 되었습니다. 가장 먼저 다른 엑셀 파일에서도 같은 문제가 생기는지 비교해보는 게 도움이 되는데, 특정 파일에서만 느리다면 그 문서의 구조를 다시 봐야 하지만 새로 만든 빈 파일에서도 입력과 저장이 느리다면 엑셀 프로그램이나 컴퓨터 환경 자체가 영향을 주고 있을 가능성이 크다고 합니다. 여러 프로그램을 동시에 켜두고 있다면 안 쓰는 것들을 종료한 뒤 속도를 비교해볼 수 있는데, 특히 대용량 엑셀 파일을 여러 개 동시에 열어두면 메모리가 크게 줄어들 수 있다고 하니 작업 관리자로 자원 사용 상태를 확인하는 게 도움이 된다고 합니다. 엑셀에 설치된 추가 기능도 확인해야 할 부분이었는데, 편의를 위해 쓰는 추가 기능이 특정 프로그램이나 엑셀 환경과 충돌하면 실행 속도나 안정성에 영향을 줄 수 있다고 합니다. 평소에는 멀쩡하던 엑셀이 특정 프로그램을 설치하거나 업데이트한 이후부터 느려졌다면 최근 환경 변화를 살펴보는 게 좋고, 안전 모드에서는 정상 작동하는데 일반 실행에서만 계속 느리다면 추가 기능이나 설정이 영향을 주고 있는지 확인해볼 수 있다고 합니다. 오피스와 운영체제 업데이트 상태도 함께 살펴봐야 하는데, 업데이트에는 오류 수정과 호환성 개선이 포함되어 있어서 이걸 오래 미루면 문제가 생길 수 있다고 합니다. 다만 회사 컴퓨터라면 개인이 임의로 정책을 바꾸기보다 조직의 절차를 따르는 게 맞다는 점도 함께 알아두었습니다. 파일 저장 위치도 체감 속도에 영향을 준다는 걸 알게 되었는데, 컴퓨터 내부에 저장한 파일은 멀쩡한데 네트워크 드라이브나 공유 위치의 파일만 느리다면 네트워크 환경과 동기화 과정을 확인해봐야 한다고 합니다. 저장공간이 지나치게 부족하지 않은지도 확인이 필요한데, 다운로드 폴더와 휴지통, 안 쓰는 대용량 파일을 정리하되 시스템 파일은 용도를 모르는 상태에서 함부로 지우면 안 된다는 부분을 특히 주의해야 할 것 같습니다. 컴퓨터를 오래 재시작하지 않았다면 작업 파일을 저장한 뒤 재시작해보는 것도 기본적인 방법이라고 합니다. 평소 업무 파일 관리 습관도 중요한데, 하나의 파일에 여러 해의 데이터를 계속 쌓기보다 업무 특성에 맞게 파일을 구분하고, 안 쓰는 시트와 오래된 데이터를 정리하며, 파일 이름에 날짜나 버전을 구분해두면 문제가 생겼을 때 이전 자료와 비교하기도 편리하다는 팁을 얻었습니다.
이번에 알아보고 느낀 점
그동안 엑셀이 버벅이면 그냥 컴퓨터 사양 탓이라고 생각하고 넘기거나, 안 되면 새 파일에 데이터를 옮겨 담는 식으로 임시방편만 썼었는데, 이번에 원인을 하나씩 짚어보니 훨씬 근본적인 접근이 가능하다는 걸 알게 되었습니다. 특히 수식이 참조하는 범위를 확인해보니 실제로 필요한 것보다 훨씬 넓은 범위를 계산하고 있던 게 발견되어서, 이걸 조정하는 것만으로도 체감 속도가 나아지는 걸 경험했습니다. 조건부 서식이 이렇게까지 누적될 수 있다는 것도 처음 알게 된 사실이었는데, 겉으로는 표시가 안 나서 전혀 의심하지 못했던 부분이었습니다. 무엇보다 원본을 따로 보관해두고 복사본으로 작업해야 한다는 원칙을 알게 된 게 큰 소득이었는데, 이 습관 없이 그냥 원본을 수정했다면 실수로 중요한 수식을 지웠을 때 되돌릴 방법이 없었겠다는 생각에 아찔했습니다. 앞으로는 파일이 무거워지기 시작하면 바로 새 파일로 옮기기보다 수식 범위와 조건부 서식, 이미지부터 차근차근 점검하는 습관을 들이고, 오래 쓰는 업무 양식은 주기적으로 구조를 확인하면서 파일이 지나치게 복잡해지지 않도록 관리해야겠다는 다짐을 하게 되었습니다.