이메일에 PDF를 첨부하려는데 용량 초과로 안 보내져서 당황했던 적이 있으실 겁니다. 화질은 최대한 살리면서 용량만 효율적으로 줄이는 방법을 정리해보았습니다. 그래서 오늘은 "PDF 용량 줄이기, 무작정 압축하기 전에 알아야 할 것들"에 대하여 알아보겠습니다.
PDF 용량이 커지는 이유는 페이지 수가 아니었습니다
PDF는 문서라는 인식 때문에 용량이 그렇게 크지 않을 거라고 막연히 생각했었는데, 실제로는 안에 어떤 내용이 들어있느냐에 따라 크기가 완전히 달라진다는 걸 알고 나서 생각이 바뀌었습니다. 몇 장 안 되는 PDF가 수십 메가바이트에 달하는가 하면 반대로 수십 장짜리 문서가 오히려 작은 용량으로 저장되기도 한다고 하니, 페이지 수만 보고 용량을 판단했던 그동안의 방식이 잘못된 접근이었다는 걸 깨달았습니다. 용량을 키우는 가장 큰 원인은 고해상도 이미지였습니다. 스마트폰이나 카메라로 찍은 사진은 작은 화면으로 볼 때는 평범해 보여도 실제로는 매우 많은 화소 정보를 담고 있는 경우가 많다고 하는데, 이런 사진을 워드나 파워포인트에 넣고 PDF로 변환하면 원본 이미지의 정보가 그대로 포함될 수 있다는 게 새롭게 알게 된 부분이었습니다. 문서에서는 사진을 작게 배치했더라도 단순히 보이는 크기만 줄인 거라면 원본 데이터는 그대로 남아있어서 예상보다 용량이 훨씬 커질 수 있다는 설명을 보고 나서는, 그동안 발표 자료에 사진을 별생각 없이 끼워 넣었던 습관을 돌아보게 되었습니다. 스캔한 문서에서도 비슷한 문제가 있다는 걸 알게 되었는데, 종이 서류를 스캐너로 읽어 PDF로 저장하면 각 페이지가 사실상 하나의 이미지처럼 저장되는 경우가 많다고 합니다. 글자만 있는 문서라도 높은 해상도와 컬러 설정으로 스캔했다면 페이지마다 많은 이미지 정보가 들어가서, 계약서나 보고서 수십 장을 고해상도로 스캔하면 용량이 빠르게 늘어나는 이유가 바로 이거였다는 걸 이해하게 되었습니다. 문서의 목적이 화면에서 확인하거나 일반적인 크기로 출력하는 정도라면 지나치게 높은 해상도가 반드시 필요한 게 아니라는 부분도 인상 깊었습니다. 워드나 파워포인트에서 만든 문서를 PDF로 변환하는 과정에서 사진과 도형, 글꼴 정보가 함께 저장되면서 원본 문서 자체의 용량이 큰 경우 PDF로 바꿔도 여전히 상당한 용량을 차지할 수 있다는 것도 알게 되었습니다. 글꼴도 경우에 따라 영향을 준다고 하는데, PDF는 다른 컴퓨터에서 열었을 때 모양이 달라지는 걸 막기 위해 사용된 글꼴 정보를 파일에 포함할 수 있어서, 여러 종류의 글꼴을 쓰는 복잡한 문서라면 이 부분도 무시할 수 없다고 합니다. 무엇보다 크게 와닿았던 건 무조건 강하게 압축하는 게 능사가 아니라는 점이었습니다. 도면이나 작은 글씨가 포함된 보고서, 세부 내용을 확인해야 하는 사진 자료는 압축 과정에서 정보가 지나치게 줄어들면 오히려 활용하기 어려워질 수 있다고 하니, 용량을 줄이기 전에 이 파일을 어디에 쓸 건지부터 먼저 정하는 게 순서라는 걸 깨달았습니다.
화질은 살리면서 용량만 효율적으로 줄이는 방법
가장 먼저 시도해볼 수 있는 방법은 PDF를 만들기 전에 원본 문서의 이미지부터 정리하는 것이었습니다. 이미 만들어진 PDF를 반복해서 압축하는 것보다 워드나 파워포인트에 삽입된 이미지의 크기와 해상도를 미리 적절하게 조정한 뒤 PDF로 저장하는 방식이 더 효과적이라고 하는데, 화면의 작은 영역에 표시되는 사진인데 원본이 매우 고해상도라면 실제 필요한 수준으로 미리 조정해두면 변환 단계부터 불필요한 정보가 줄어들어 화질 저하를 최소화하면서 용량을 관리할 수 있다는 게 핵심이었습니다. 이미 만들어진 PDF만 있다면 PDF 프로그램에서 제공하는 크기 축소나 최적화 기능을 활용할 수 있다고 하는데, 이때 품질 설정을 문서의 사용 목적에 맞게 선택하는 게 중요하다고 합니다. 단순히 화면으로 확인만 하는 자료라면 어느 정도 압축해도 괜찮지만, 인쇄용 보고서나 설계 자료처럼 세부 내용을 확인해야 하는 문서는 상대적으로 높은 품질을 유지해야 한다는 부분이 실용적인 기준이라고 느꼈습니다. 스캔 PDF라면 처음 스캔하는 단계에서 설정을 조정하는 게 가장 효과적이라는 것도 알게 되었습니다. 글자 위주의 흑백 문서를 굳이 고품질 컬러로 저장할 필요가 없다는 건데, 다만 도장이나 사진, 색상으로 정보를 구분하는 표가 포함되어 있다면 흑백으로 바꿨을 때 중요한 정보가 사라질 수 있으니 문서 내용을 먼저 확인해야 한다는 점도 함께 기억해두어야 할 것 같습니다. PDF 안 이미지의 해상도를 낮추는 방식도 일반적으로 쓰이는데, 여기서 중요한 건 필요한 수준보다 과도하게 낮추지 않는 것이라고 합니다. 컴퓨터 화면에서 읽는 문서와 대형으로 인쇄해야 하는 자료는 요구되는 품질이 다르기 때문에, 모든 PDF에 똑같은 압축 설정을 적용하기보다 최종 사용 환경을 기준으로 판단하는 게 맞다는 걸 알게 되었습니다. 특히 인상 깊었던 부분은 파일을 여러 번 반복해서 압축하면 안 된다는 점이었습니다. 이미 한 번 품질을 낮춰 저장한 PDF를 다시 강하게 압축하면 이전 단계에서 줄어든 정보가 또 손실되면서 사진이 뭉개지거나 글자 주변이 흐릿해질 수 있다고 하니, 원본을 따로 보관하고 원본에서 필요한 압축 설정을 적용해 새 파일을 만드는 방식이 안전하다는 걸 확실히 기억해두었습니다. 온라인 압축 서비스를 이용하는 방법도 있지만, 업무 문서라면 개인정보나 계약 내용, 회사 내부 자료가 포함되어 있지 않은지 먼저 확인해야 한다는 부분도 중요했습니다. 편리하다는 이유만으로 아무 문서나 외부 서비스에 올리기보다 보안 수준을 먼저 판단하고, 회사에서 승인한 프로그램이 있다면 그걸 우선적으로 쓰는 게 안전하다는 걸 새롭게 알게 되었습니다.
압축 후 반드시 확인해야 할 것들과 관리 습관
압축을 마쳤다고 끝이 아니라 그 이후 확인 과정이 오히려 더 중요하다는 걸 이번에 알게 되었습니다. 가장 먼저 확인해야 하는 건 글자의 가독성이었는데, 일반 본문은 정상적으로 보여도 표 안의 작은 숫자나 이미지 안에 포함된 글자, 도면의 치수처럼 크기가 작은 요소는 압축의 영향을 더 크게 받을 수 있다고 합니다. 보고서나 견적서, 설계 자료처럼 작은 글자가 중요한 문서는 여러 페이지를 확대해서 확인하는 게 안전하다는 팁이 실용적으로 느껴졌습니다. 사진과 그래픽 품질도 함께 확인해야 하는데, 압축 과정에서 이미지 정보가 줄면 세부 표현이 떨어지거나 색상 경계가 부자연스러워질 수 있다고 하니, 단순 참고 사진이라면 크게 문제없지만 제품 사진이나 현장 사진처럼 세부 내용이 중요한 자료라면 품질 저하가 실제 업무에 영향을 줄 수 있다는 점을 신경 써야 할 것 같습니다. 인쇄할 예정인 PDF라면 화면 확인만으로 끝내면 안 된다는 부분도 새로운 정보였습니다. 모니터에서는 괜찮아 보여도 실제 인쇄물에서는 작은 글씨나 선이 흐릿하게 나올 수 있어서, 중요한 제출 자료라면 세부 정보가 많은 페이지를 미리 시험 출력해보는 게 도움이 된다고 합니다. 페이지 누락 여부와 문서 순서도 확인해야 하는데, PDF를 분리하거나 합친 뒤 압축했다면 페이지 순서가 바뀌거나 필요한 페이지가 빠지지 않았는지, 링크나 책갈피 기능이 정상 작동하는지도 함께 살펴봐야 한다는 걸 알게 되었습니다. 원본과 압축 파일을 구분해서 관리하는 습관도 중요한 부분이었습니다. 용량을 줄인 파일을 원본 위에 그대로 덮어 저장하면 나중에 더 높은 품질이 필요할 때 복구하기 어려워질 수 있으니, 원본은 따로 보관하고 압축 파일은 이름을 다르게 저장해서 원본과 전송용을 명확히 구분해두는 게 좋다고 합니다. PDF를 자주 만드는 업무라면 완성된 파일을 매번 강하게 압축하기보다 제작 단계부터 이미지 크기와 스캔 설정을 관리하는 습관을 들이는 게 훨씬 효율적이라는 결론도 얻게 되었습니다.
이번에 알아보고 느낀 점
그동안 PDF 용량이 크면 그냥 무조건 최대한으로 압축해서 크기부터 줄이고 봤었는데, 이번에 알아보고 나서는 그게 오히려 나중에 문제를 만들 수도 있었겠다는 생각이 들었습니다. 특히 이미 압축한 파일을 다시 압축하면 화질이 계속 손실된다는 부분을 몰랐다면, 저도 모르게 같은 파일을 여러 번 압축해서 결국 알아보기 힘든 상태로 만들었을 수도 있었겠다 싶었습니다. 원본을 따로 보관해야 한다는 원칙을 알게 된 것도 큰 소득이었는데, 그동안은 원본 위에 그대로 덮어써서 나중에 고화질이 필요할 때 난감했던 경험이 몇 번 있었습니다. 무엇보다 용량을 줄이는 작업이 압축 버튼 한 번 누르고 끝나는 게 아니라, 그 이후에 글자와 이미지, 인쇄 상태까지 꼼꼼히 확인하는 과정이 필요하다는 걸 알게 되면서 앞으로는 조금 더 신경 써서 문서를 다뤄야겠다는 생각이 들었습니다. 이메일 첨부용과 인쇄용은 필요한 품질 자체가 다르다는 것도 이번에 처음 명확하게 이해하게 되었는데, 앞으로는 PDF를 만들기 전에 이 파일을 어디에 쓸 건지부터 먼저 정하고, 원본 이미지 크기를 미리 조정하는 습관을 들이면서 화질과 용량 두 가지를 모두 놓치지 않도록 관리해야겠다는 다짐을 하게 되었습니다.